5 Gründe, warum Unternehmer ihre Datenbanken verstehen sollten

Kontakt: Holger Gast

Datenbanken bilden den Kern der meisten Geschäftsanwendungen. Sie sorgen dafür, dass einmal erfasste Daten zuverlässig gespeichert bleiben und gepflegt werden können, so dass sie dem Unternehmen langfristig zur Verfügung stehen.

Aber ist das nicht mehr ein Thema für die IT-Abteilung? Warum sollten sich Unternehmer darum kümmern? In unseren Projekten erleben wir regelmäßig zumindest 5 gute Gründe, warum Datenbanken zu wichtig sind, um sie allein der IT zu überlassen.

1) Missionskritische Daten in den Blick nehmen

Der wichtigste Grund ist die Schaffung eines übergeordneten Verständnisses dafür, welche missionskritischen Informationen überhaupt im Unternehmen vorhanden sind. In fast jedem Unternehmen finden sich drei Gruppen von Datenbeständen: Zum ersten sind da natürlich die zentralen ERP- und CRM-Systeme. Diese Systeme dienen dazu, die Geschäftsvorfälle rechtssicher aufzeichnen und Kundenstammdaten pflegen. In der zweiten Gruppe gibt es Ablagen für gemeinsame Dokumente und Informationen, beispielsweise in MS SharePoint oder in Netzlaufwerken. Immer beliebter werden auch leichtgewichtige Projektverwaltungen wie Trello oder Asana. Die Software für diese zwei Gruppen von Datenbeständen wird üblicherweise von der IT-Abteilung bereitgestellt und gepflegt.

In der Realität gibt es aber noch eine dritte Gruppe: Viele missionskritische Informationen in Excel-Dateien oder Access-Datenbanken enthalten, die irgendwann einmal von Mitarbeitern angelegt wurden. Diese Schatten-IT birgt besondere Risiken: Sie ist nicht in gleicher Weise Datensicherung und Zugriffsschutz unterworfen, und Eingabefehler werden nicht abgefangen. Gleichzeitig sind hier häufig besonders wichtige Informationen zu Projekten und Abläufen abgelegt, sowohl inhaltlich als auch geschäftlich. Wenn die Unternehmensleitung diese Datenbestände nicht gleichwertig zu den zentralen Systemen in den Blick nimmt, droht eine schlechte Datenqualität, aus der dann Fehler in den Abläufen und im schlimmsten Fall Datenverlust folgen.

2) Redundanzen und Querbeziehungen sichtbar machen

Professionelle Datenbanken, wie sie etwa ERP-Systemen zu Grunde liegen, werden mit einem zentralen Ziel geplant: Redundanzen, also die mehrfache Ablage derselben Information an verschiedenen Stellen, möglichst zu vermeiden. Denn Redundanzen führen leicht zu sich widersprechenden Daten, wenn die Information an nur einer Stelle geändert wird.

Wenn aber Informationen in verschiedenen Datenbeständen der drei Gruppen abgelegt sind, dann entstehen Redundanzen ganz natürlich durch die Querbeziehungen zwischen den Daten. Querbeziehungen zeigen sich in übernommenen Attribute wie Auftrags-, Projekt- oder Kundennummern, die auf andere Informationen eindeutig verweisen. Problematisch ist dabei, dass häufig eben nicht nur der Verweis, sondern auch zugehörige Informationen wie der Auftragsinhalt oder die Lieferadresse übernommen werden. Diese Informationen sind dann mehrfach, also redundant abgelegt, und wenn sich an einer Stelle Änderungen ergeben, müssen sie mehreren Stellen nachgeführt werden. Das führt zu Abstimmungsbedarf und Fehlermöglichkeiten.

Nur wenn neben den missionskritischen Datenbeständen auch deren Querbeziehungen im Detail analysiert werden, kann eine tragfähige Strategie zur langfristigen Sicherung der Datenqualität entwickelt und umgesetzt werden.

3) Optimierung der täglichen Informationsverarbeitung

Der dritte Grund ist ein geschärfter Blick auf die tägliche Arbeit mit den missionskritischen Daten: Wo werden sie erhoben? Wer ist für die langfristige Pflege tatsächlich verantwortlich? Und vor allem: Wieviel Aufwand, der keine direkte Wertschöpfung erzielt, ist mit diesen Tätigkeiten verbunden? Unserer Erfahrung nach ergeben sich an dieser Stelle für die Geschäftsleitung oft überraschende Einsichten, wenn Mitarbeiter berichten, dass sie bestimmte Informationen beim Eintreffen grundsätzlich in drei Excel-Tabellen hinterlegen und zusätzlich eine E-Mail an bestimmte Kollegen schicken.

Wenn die Unternehmensleitung diese scheinbar nebensächlichen, weil auf der operativen Ebene gelösten Herausforderungen, in den Blick nimmt und durch eine passende Datenstrategie optimiert, ergeben sich hohe Einsparpotentiale bei den Opportunitätskosten. Und ganz nebenbei steigt unserer Erfahrung nach die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, wenn sie sich um die wirklich wichtigen und werthaltigen Aufgaben kümmern und hier ihre Kompetenzen einbringen können.

4) Transparenz und Teamarbeit

Der vierte Grund, der für eine detaillierte Beschäftigung mit allen Datenbeständen spricht, ist die gewonnene Transparenz in der täglichen Arbeit. Informelle Datenbanken sind häufig personengebunden, indem nur bestimmte MitarbeiterInnen die eine kritische Excel-Datei verstehen und bearbeiten können. Dies führt schnell zu Engpässen bei Überlastung, Urlaub oder Krankheit.

Wenn die Unternehmensleitung klar kommuniziert, dass Unternehmensdaten grundsätzlich in der Verantwortung des Teams oder der Abteilung liegen und gleichzeitig entsprechende Diskussionskanäle und technische Möglichkeiten schafft, fördert dies ein gemeinsames Verständnis für die Informationen, und damit die Teamarbeit und Personenunabhängigkeit der Prozesse.

5) Strategische Datenverwendung

Abschließend ergibt sich ein strategischer Grund: Nur mit einem Gesamtverständnis der im Unternehmen vorhandenen missionskritischen Daten und ihrer Beziehungen untereinander lässt sich eine tragfähige Datenstrategie für das Unternehmen ableiten. Dies ist unerlässlich, um aus den Daten wertvolle Informationen für unternehmerische Entscheidungen abzuleiten oder KI-Anwendungen in den Prozessen einzuführen.

Fazit

Diese fünf Gründe zeigen: Missionskritische Informationen verteilen sich im Unternehmen auf viele „Datenbanken“, sowohl im technischen Sinn als auch im informellen Sinn. Mit einem klaren und detaillierten Verständnis der Inhalte und Zusammenhänge auf der Ebene der Unternehmensleitung lassen sich frühzeitig mögliche Probleme erkennen und strategische Handlungsoptionen bewerten und umsetzen.

Ein Werkzeug auf diesem Weg, das sich in unseren Projekten bewährt hat, ist ein virtuelles Datenbankdesign für das Gesamtunternehmen. Zu diesem Ansatz gibt es einen eigenen Post.